Quand on parle de la réforme, on parle surtout d’envoyer des factures à une Plateforme Agréée. C’est la partie la plus visible, et souvent la plus simple. Être conforme demande bien plus : produire un document juste, le contrôler, l’envoyer, suivre son cycle de vie, corriger ce qui est rejeté ou refusé, déclarer ce qui relève de l’e-reporting, et pouvoir le démontrer.
Trois publics posent alors des questions différentes :
- l’IT : est-ce que tout est passé ? qu’est-ce qui reste bloqué, et pourquoi ?
- la comptabilité : quelles factures attendent un avoir ou une facture rectificative ? qu’est-ce qui n’est pas encore déclaré ?
- les auditeurs et commissaires aux comptes : quels contrôles sont en place, avec quelles règles, et qui peut faire quoi ?
NomaUBL répond avec deux rapports générés en un clic, en PDF ou en Markdown, en français ou en anglais.
| Rapport d’audit | Rapport de mise en œuvre | |
|---|---|---|
| Question | Que s’est-il passé sur la période ? | Comment le système est-il paramétré pour le faire ? |
| Source | Les tables de NomaUBL (la plateforme n’est pas interrogée) | La configuration et la base de l’instance, secrets masqués |
| Pour qui | Comptabilité, direction, IT, auditeurs | IT, chef de projet, auditeurs, support |
| Quand | Chaque mois, chaque trimestre, à la clôture | Au démarrage, à chaque version, à chaque promotion |
Le rapport d’audit : la réalité d’une période
Le rapport couvre une période choisie et la compare à la précédente. Il ne liste pas les factures : il donne les chiffres, les explique, et dit ce qui demande une action. Chaque tableau est accompagné d’une note de lecture.
Ses sections :
- Synthèse et constats — factures traitées, déposées, approuvées, refusées, rejetées, en erreur ; taux de dépôt, taux de validation du premier coup, délais création → dépôt et dépôt → premier statut de l’acheteur ; puis les constats rédigés en clair.
- Volumes — par jour, par activité, par société, par document, par type de flux (B2B, B2G, B2C, international) et par catégorie de TVA.
- Situation à date — la répartition par statut et par famille (terminal, en cours, erreur technique, erreur métier).
- Reste à traiter, toutes périodes confondues — ce qui attend encore une action, par statut et par ancienneté.
- Cycle de vie et délais — les étapes atteintes jour par jour et les délais médians.
- Erreurs et leur traitement — constats de validation par règle, rejets et refus par motif, échecs d’envoi et d’import, part des erreurs résolues.
- Exploitation — tâches planifiées, fichiers traités, notifications, enveloppes d’e-reporting.
- Contrôles de cohérence — entre les tables de NomaUBL, et avec l’ERP (factures présentes dans JD Edwards mais absentes de NomaUBL, éditions non intégrées).
Ce qu’il révèle : un exemple réel, anonymisé
Voici ce qu’a montré le rapport mensuel d’une instance en production, quelques semaines après le démarrage. Les chiffres sont arrondis.
- « Déposée » ne veut pas dire « reçue ». Environ 1 facture sur 20 était déposée sur la plateforme sans pouvoir être transmise : le client n’est inscrit auprès d’aucune plateforme. La facture est valable, mais elle doit être remise par un autre canal. Sans le rapport, ces factures semblent envoyées.
- Un échec d’envoi vient souvent de la plateforme, pas de la facture. Près de 16 % des tentatives d’envoi ont échoué pour cause de saturation ou d’indisponibilité de la plateforme (HTTP 429, 503). Les relances automatiques les ont absorbées, mais le chiffre mesure la disponibilité de votre PA — un argument concret face au prestataire.
- La qualité de production est bonne, les erreurs se concentrent. Plus de 99 % des factures étaient validées du premier coup. Les erreurs bloquantes restantes portaient presque toutes sur quelques règles : SIREN, SIRET et adresse électronique de l’acheteur. Autrement dit, sur les données de base clients, pas sur le mapping.
- Un refus ou un rejet appelle une action comptable. Le rapport compte les factures refusées ou rejetées sans suite ni prise en charge : chacune demande un avoir interne ou une facture rectificative. C’est la liste de travail de la comptabilité.
- L’e-reporting peut échouer en silence. Une seule enveloppe en échec de validation couvrait plusieurs milliers d’opérations B2C : tant qu’elle n’est pas corrigée et redéposée, ces opérations ne sont pas déclarées.
- Les contrôles de cohérence trouvent ce que personne ne cherche. Ici, des lignes de ventilation de TVA portant un montant sans taux, et une centaine de factures présentes dans l’ERP mais jamais intégrées dans NomaUBL.
Aucun de ces points n’est visible en regardant les factures une par une. Ils apparaissent quand on regarde la période entière.
Le rapport de mise en œuvre : le système tel qu’il est
Le second rapport documente l’instance elle-même, directement à partir de sa configuration et de sa base. Il remplace le document d’architecture rédigé une fois au démarrage et jamais mis à jour.
Il contient notamment :
- l’architecture : flux activés, envois, relevés de statuts, e-reporting, annuaire, tâches planifiées, connecteurs ;
- les règles intégrées : cycle de vie d’une facture, protection des factures déposées (ce qui peut être corrigé et renvoyé, et ce qui ne le peut plus), retraitement, contrôles d’intégrité et d’ordre du cycle de vie ;
- le référentiel des statuts de la norme XP Z12-014, avec pour chacun ce que le vendeur doit faire ;
- chaque document : source, fichiers de transformation, et le mapping champ source → terme métier EN 16931 (BT) ;
- les packs de validation appliqués et leurs versions (XSD, EN 16931, CTC France étendu, règles françaises, Chorus Pro) ;
- le paramétrage par société de la plateforme, de l’e-reporting et de l’annuaire ;
- l’exploitation : tâches planifiées, dossiers surveillés, règles de notification et actions déclenchées vers l’ERP, contrôles d’intégrité ;
- la sécurité : authentification, rôles et utilisateurs ;
- en annexes, toutes les clés de configuration (mots de passe et clés masqués) et la référence de l’API.
Pour l’IT, c’est un dossier d’exploitation et de passation toujours à jour. Pour un auditeur, c’est la preuve des contrôles : quelles règles sont appliquées, dans quelle version, comment chaque donnée est produite, qui a accès à quoi. Généré à chaque version et à chaque promotion de configuration, il garde aussi la trace de l’évolution du système.
Comment les utiliser
- Chaque mois, le rapport d’audit en revue entre comptabilité et IT : le reste à traiter devient une liste d’actions partagée.
- À chaque clôture et pour les auditeurs, le rapport d’audit de la période et le rapport de mise en œuvre ensemble : ce qui s’est passé, et comment c’est contrôlé.
- À chaque version ou changement de paramétrage, un nouveau rapport de mise en œuvre, conservé avec les précédents.
Les deux rapports se génèrent en arrière-plan depuis la page Rapports. Une copie est conservée dans le dossier de l’environnement. L’assistant IA de NomaUBL s’appuie aussi sur les chiffres du rapport d’audit pour répondre à « quel est notre taux de dépôt ce mois-ci ? ».
La documentation détaille chaque section : rapport d’audit et rapport de mise en œuvre.
La facturation électronique ne s’arrête pas à l’envoi. Ce qu’il faut pouvoir montrer, c’est que tout ce qui suit est suivi, corrigé et maîtrisé. Parlons-en.
